DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO (DPT)
1. Identificación del Puesto
Denominación: Back Office Assistant
Departamento: Administración / Operaciones Comerciales
Empresa: Reasense Iberia
Ubicación: España
Reporta a: Dirección General o Responsable de Operaciones
Puestos relacionados: Comercial, Atención al Cliente, Logística, Finanzas, Proveedores y Distribuidores
2. Misión del Puesto
Garantizar la eficiencia y calidad de los procesos administrativos, comerciales y operativos de Reasense Iberia, proporcionando soporte al equipo comercial y asegurando la correcta gestión de pedidos, documentación, clientes y proveedores para contribuir al crecimiento y rentabilidad de la compañía.
3. Funciones y Responsabilidades
Soporte Comercial
- Dar soporte administrativo al equipo comercial.
- Gestionar altas y actualizaciones de clientes en el CRM.
- Elaborar ofertas comerciales y presupuestos.
- Realizar seguimiento administrativo de oportunidades comerciales.
- Preparar documentación para concursos, licitaciones o acuerdos comerciales.
- Coordinar la comunicación entre clientes y equipo comercial.
Gestión de Pedidos
- Registrar y procesar pedidos de clientes.
- Coordinar la preparación y expedición de pedidos con logística.
- Realizar seguimiento de entregas.
- Gestionar incidencias relativas a pedidos y transportes.
- Mantener actualizada la información de pedidos en los sistemas de gestión.
Atención al Cliente
- Atender consultas administrativas de clientes y distribuidores.
- Gestionar incidencias y reclamaciones derivadas de la actividad comercial.
- Canalizar solicitudes técnicas hacia las áreas correspondientes.
- Asegurar una respuesta ágil y profesional a clientes.
Administración y Documentación
- Mantener actualizados los archivos físicos y digitales.
- Gestionar contratos, albaranes, facturas y documentación comercial.
- Preparar informes periódicos de actividad comercial y operativa.
- Apoyar los procesos de facturación y control documental.
Compras y Relación con Proveedores
- Gestionar pedidos de compra a proveedores.
- Realizar seguimiento de plazos de suministro.
- Actualizar tarifas, catálogos y fichas de producto.
- Coordinar incidencias administrativas con fabricantes y proveedores.
Apoyo a Dirección
- Elaborar reportes e indicadores de actividad.
- Coordinar agendas, reuniones y documentación de gestión.
- Participar en proyectos de mejora de procesos internos.
- Proponer acciones para aumentar la eficiencia administrativa y operativa.
4. Tareas Principales
Diarias
- Gestión de correos electrónicos.
- Atención telefónica a clientes y distribuidores.
- Introducción y seguimiento de pedidos.
- Actualización de CRM y ERP.
- Resolución de incidencias administrativas.
Semanales
- Seguimiento de pedidos pendientes.
- Elaboración de informes de ventas y operaciones.
- Revisión de documentación comercial.
- Coordinación con logística y proveedores.
Mensuales
- Apoyo a facturación.
- Actualización de bases de datos.
- Elaboración de informes de gestión.
- Seguimiento de KPI del área.
5. Autoridad y Toma de Decisiones
Puede decidir sobre:
- Priorización de tareas administrativas.
- Seguimiento y resolución de incidencias operativas habituales.
- Coordinación interna entre departamentos para garantizar el servicio al cliente.
Debe escalar a su responsable:
- Descuentos comerciales extraordinarios.
- Conflictos relevantes con clientes o proveedores.
- Incidencias que afecten significativamente a ventas o rentabilidad.
6. Requisitos del Puesto
Formación
- Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Comercio Internacional, Gestión Comercial o similar.
- Valorable formación universitaria en ADE o áreas afines.
Experiencia
- Mínimo 2 años en posiciones de administración comercial, back office o customer service.
- Valorable experiencia en sector sanitario, movilidad asistida o distribución B2B.
Conocimientos
- Microsoft 365 (especialmente Excel, Outlook y Teams).
- CRM y ERP.
- Gestión documental y administrativa.
- Inglés profesional escrito (valorable).
7. Competencias
Técnicas
- Organización administrativa.
- Gestión documental.
- Atención al cliente.
- Seguimiento de pedidos.
- Elaboración de informes.
Personales
- Orientación al cliente.
- Capacidad de organización y planificación.
- Atención al detalle.
- Proactividad.
- Capacidad de resolución de problemas.
- Trabajo en equipo.
- Comunicación efectiva.
8. Indicadores de Desempeño (KPI)
- Porcentaje de pedidos gestionados sin incidencias.
- Tiempo medio de respuesta a clientes.
- Nivel de satisfacción de clientes y distribuidores.
- Número de incidencias resueltas dentro del plazo establecido.
- Exactitud de la documentación administrativa.
- Cumplimiento de plazos de gestión de pedidos.
- Calidad y puntualidad de los reportes.
9. Condiciones del Puesto
- Jornada: Completa.
- Modalidad: Presencial o híbrida según política de la empresa.
- Disponibilidad para dar soporte a clientes y distribuidores en horario laboral.
- Uso habitual de herramientas informáticas y plataformas de gestión empresarial.
Perfil ideal para Reasense Iberia
Una persona altamente organizada, orientada al servicio y capaz de convertirse en el punto central de coordinación entre clientes, distribuidores, logística y dirección, contribuyendo a que la experiencia del cliente sea excelente y a que el equipo comercial pueda concentrarse en generar negocio.
Beneficios:
- Jornada intensiva en verano
- Opción a contrato indefinido
Experiencia:
- Puesto similar: 2 años (Deseable)
Idioma:
Ubicación del trabajo: Empleo presencial
