La misión principal de este puesto es la de dar soporte en la gestión administrativa del Área de Business & Events y en la organización de toda la documentación y trámites necesarios para un correcto funcionamiento de los Eventos organizados por el Área.
Las funciones a realizar son:
- Dar soporte en la gestión documental.
- Coordinación logística y colaboración con Equipos de Business & Events (marketing, comercial, producción de eventos, Booster AV para la resolución de tareas administrativas).
- Gestión administrativa requerida por las necesidades del área de Business & Events (marketing, comercial, producción, Booster AV).
- Creación y seguimiento de WF de Compras generados para el Área PortAventura Business & Events (marketing, comercial, producción, Booster AV)
- Dar soporte en los trabajos Administrativos (PortAventura Business & Events y Booster AV): control de vacaciones e introducción de absentismos en SAP, corrección y revisión de fichajes todo el personal, gestión y petición de todas las necesidades para las nuevas incorporaciones del Área, solicitud Acreditaciones temporada empleados, actualización de la información del área, partes de mantenimiento, Remedy’s, vehículos… y en cualquier otra tarea que sea necesaria.
- Gestionar los accesos de proveedores, del personal y transportes a las instalaciones de PAESA. Realizar la reserva de los alojamientos necesarios para el personal que viene para prestar servicios para Booster o para el área Business & Events.
- Recibir documentación de proveedores de Booster AV y subirla a la plataforma Ctaima, relacionando los trabajadores a los contratos. Revisión juntamente con el responsable de Booster AV de la creación de las líneas de contrato en Ctaima para los eventos.Crear proveedores de Booster AV en Ctaima.
- Subir a la plataforma de Flex (Booster AV) todas las facturas de los proveedores.
- Registro de todos los costes generados mensualmente en los servicios de audiovisuales para su provisión desde el área de Administración.
