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Jefe/a de Administración – Asistentes de Exportación por parte legal y cumplimiento normativo
Área:
Administración / Operaciones Internacionales
Reporta a:
Dirección Financiera
(colaboración estrecha con Dirección Comercial y Logística)
Ubicación:
España (con interacción internacional)
Misión del puesto
Garantizar la correcta ejecución administrativa, documental y operativa de las actividades de exportación de la compañía, liderando y coordinando el equipo de asistentes de exportación, asegurando el cumplimiento normativo, la eficiencia de los procesos y un alto nivel de servicio al cliente internacional, para facilitar el ahorro de tasas para nuestros clientes dentro de la legalidad
Responsabilidades principales
Gestión y liderazgo del equipo
- Liderar, coordinar y desarrollar el equipo de asistentes de exportación por la parte legal/documental.
- Asegurar cobertura operativa para que todos los expedientes estén correctamente completados técnicamente y legalmente para el cumplimiento de la OEA.
- Formar al equipo en procedimientos, normativa internacional y sistemas internos.
- Evaluar desempeño, detectar necesidades formativas y proponer planes de mejora dentro del equipo de asistentes para no caer en riesgos en la compañía por errores humanos.
Gestión administrativa de exportaciones
- Supervisar y validar la documentación de exportación:
- Facturas comerciales
- Packing list
- Certificados de origen
- Documentación aduanera y de transporte
- Créditos documentarios y cobranzas internacionales
- Asegurar el cumplimiento de la normativa aduanera, fiscal y de comercio exterior.
- Coordinar con agentes de aduanas, transitarios y entidades financieras en caso de cobro por carta de créditos.
Coordinación interdepartamental
- Actuar como nexo entre el área comercial internacional, logística, finanzas y atención al cliente.
- Asegurar la correcta transmisión de condiciones de venta (Incoterms, medios de pago, plazos).
- Resolver incidencias operativas con impacto en facturación, cobro o entrega.
Control y mejora de procesos
- Optimizar procesos administrativos de exportación para mejorar eficiencia y reducir riesgos.
- Definir y mantener procedimientos internos y controles.
- Participar activamente en proyectos de mejora continua, digitalización o implementación de ERP relacionado con la venta internacional y la OEA.
- Analizar KPIs operativos (plazos, incidencias, errores documentales), para identificar medidas correctoras
- Registrar las incidencias de la OEA de la parte de exportación
- Asegurar el cierre correcto de los DAEs en la última aduana de salida de todas las operaciones de exportación.
Soporte a Finanzas
- Asegurar la correcta facturación internacional.
- Colaborar en el seguimiento de cobros internacionales y gestión de riesgos de clientes.
- Apoyar auditorías internas y externas relacionadas con operaciones de exportación.
Perfil requerido
Formación
- Experiencia en negocio internacional
- Preferiblemente formación en ADE, Grado en Finanzas, Comercio Internacional o similar.
- Formación complementaria en comercio exterior o logística internacional (valorable).
Experiencia
- Experiencia mínima de 2-3 años en administración de exportaciones.
- Experiencia previa gestionando equipos administrativos.
- Experiencia en empresas con volumen relevante de facturación y operaciones internacionales.
Conocimientos técnicos
- Comercio exterior y normativa internacional.
- Incoterms y medios de pago internacionales.
- Gestión documental de exportaciones.
- ERP (SAP, Dynamics, Navision u otros).
- Excel avanzado y herramientas de gestión administrativa.
Idiomas
- Español: nativo o bilingüe.
- Inglés: nivel alto (uso habitual profesional).
- Otros idiomas (francés, alemán, italiano): valorable.
Competencias clave
- Liderazgo y capacidad de organización.
- Orientación al detalle y rigor administrativo.
- Capacidad analítica y de resolución de problemas.
- Visión transversal del negocio.
- Comunicación clara y capacidad de coordinación.
- Orientación al cliente interno y externo.
- Capacidad para trabajar bajo presión y con plazos críticos.
Our Commitment and Difference:
Founded in 1970, Kinetico was started by two engineers who pioneered the development of non-electric, fully automatic water treatment systems. Evolving from the Tangent Company, a small consulting design firm, Kinetico soon became a global organization of independent dealers, international distributors representing nearly 100 countries. Through the dedication of its founders, employees and distribution network, Kinetico has experienced tremendous success. The company has grown from a two-man, creative undertaking into a strong and dynamic organization.
Innovative technology and a strong commitment to customer satisfaction have distinguished the company and positioned Kinetico as a leader in today’s ever-changing water treatment industry manufacturing water softeners, along with a wide range of systems that improve water quality for general use, as well as those that provide high-quality drinking water for consumption. Kinetico products are Third Party certified to confirm quality and performance and complimented by the most comprehensive warranties in the industry.
Kinetico is part of the Axel Johnson Group of companies, a global organization and fifth generation company that continues to be successful in developing leading businesses.
Kinetico Incorporated is an Equal Employment Opportunity (EEO) employer and does not discriminate on the basis of race, color, national origin, religion, gender, age, veteran status, political affiliation, sexual orientation, marital status or disability (in compliance with the Americans with Disabilities Act*), or any other legally protected status, with respect to employment opportunities.
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