Sous l’autorité du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC) /directeur de l’Institut français d'Espagne (IFE), vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFE qui possède 6 antennes (Barcelone, Bilbao, Madrid, Saragosse, Séville, Valence) et, en lien avec le secrétariat général d’ambassade, celle du SCAC qui contient 5 pôles sectoriels.
activitesPrincipales
Vos missions principales sont les suivantes : 1. Contribution au pilotage : -présentation des résultats et performances ; -réalisation d'études de rentabilité et analyses prospectives ; -accompagnement du directeur dans sa politique de mécénat et de sponsoring avec la chargée des partenariats privés ; -réflexion sur la trajectoire financière, la rationalisation des moyens et la diversification des ressources. 2. Gestion financière et budgétaire : -en lien avec le SGA, programmation et suivi des crédits du P185 ; -préparation & suivi de l’exécution du budget, élaboration des budgets rectificatifs, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; -interface avec le ministère (DGM/DDC/RES, tutelle de l'IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d’activités ; -suivi du Contrôle interne financier (CIF) en lien avec l'ACR. Le SG est membre du comité de gouvernance. 3. Gestion des ressources humaines : -planification stratégique pour optimiser l’organisation RH de l’établissement, accompagnement des antennes en difficulté ; -encadrement du pôle RH dans tous les aspects de son activité ; -suivi de l’organigramme fonctionnel (ADL, expatriés), plannings, congés ; -gestion administrative des personnels de droit local (recrutement, déroulement de carrière, rémunération, contrats, entretiens annuels, ...), suivi et application de la législation locale du travail en lien avec les avocats du poste ; -animation du dialogue social et participation aux instances de dialogue social de l’ambassade, relations avec les représentants du personnel ; -gestion des situations individuelles, dont et gestion des conflits ; -politique de formations ; -suivi des questions d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail. 4. Gestion administrative : -pilotage administratif et juridique : contrôle des conventions, veille juridique, gestion des contentieux, supervision des procédures administratives, rédaction des notes de service, rappel des instructions, coordination des moyens et des ressources… Accompagnement des pôles et antennes concernant les conventions de prestation, contrat de location des locaux, rédaction de contrats avec les artistes, gestion et accueil des artistes en tournée, contact avec les fournisseurs… ; -contrôle des activités de l'ensemble des services : réorganisation des procédures, limitation du risque de vol/fraude ; -suivi de l'inventaire et de l'archivage ; -simplification et harmonisation des procédures entre les antennes de l’IFE, recherche de mutualisation, unification des outils de gestion ; -suivi des grands projets informatiques ou numériques. 5. Gestion logistique, matérielle et immobilière : -gestion du bâti et de l'investissement en lien avec les antennes concernées (travaux et commande) ; -accompagnement des antennes dans la négociation et le suivi des contrats de maintenance ; -gestion des risques et veille à l'application des consignes de sécurité.
niveauFormationRequis
Expérience préalable de SG EAF indispensable, de préférence dans un établissement en réseau. Expérience confirmée en management ainsi qu'en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement à autonomie financière. Expérience réussie dans un contexte culturel différent.
competencesAttendues
estRequise
true
Achats et marchés publics
-
Maîtrise
estRequise
true
Contrôle de gestion
-
Maîtrise
estRequise
true
Droit/Réglementation
-
Expert
estRequise
true
Environnement administratif, institutionnel et politique
-
Expert
estRequise
true
Gestion budgétaire et comptable
-
Expert
estRequise
true
Gestion des ressources humaines
-
Expert
estRequise
true
Logistique
-
Maîtrise
estRequise
true
Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF)
-
Expert
estRequise
true
Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
-
Maîtrise
estRequise
true
Animer une équipe
-
Expert
estRequise
true
Anticiper un risque, une évolution
-
Expert
estRequise
true
Conseiller
-
Expert
estRequise
true
Dialoguer avec les représentants du personnel
-
Expert
estRequise
true
Elaborer un budget
-
Expert
estRequise
true
Gérer un budget
-
Expert
estRequise
true
Gérer un conflit
-
Expert
estRequise
true
Organiser une activité
-
Expert
estRequise
true
Travailler en réseau
-
Expert
estRequise
true
Aisance relationnelle
-
Expert
estRequise
true
Aptitude à l'écoute
-
Maîtrise
estRequise
true
Etre rigoureux
-
Expert
estRequise
true
Faculté d'adaptation
-
Maîtrise
estRequise
true
Réactivité
-
Expert
estRequise
true
Sens de l'organisation
-
Expert
estRequise
true
Sens de la pédagogie
-
Maîtrise
estRequise
true
Bureautique
-
Expert
estRequise
true
CROCUS
-
Maîtrise
estRequise
true
ELAP FINANCE
-
Expert
estRequise
false
Espagnol
-
B2 Avancé/Indépendant
compositionEquipe
L'IFE se compose de 6 antennes et du siège/SCAC qui compte 5 attachés sectoriels. L'équipe sous la responsabilité directe du SG IFE se compose, au siège, d'1 pôle RH (1 adjointe CRSP, 3 gestionnaires), 1 assistante, et 1 pôle budgétaire (2 gestionnaires). Dans les antennes, le SG IFE s'appuie sur les secrétaires généraux adjoints et les gestionnaires RH/budget/régie des différentes antennes.
environnementProfessionnel
Relation régulière avec le Secrétariat général d'ambassade (SGA) et l'agence comptable régionale (ACR). En administration centrale, travail avec la DRH, la Direction des immeubles et de la logistique (DIL), la Sous-direction du réseau de coopération et d'action culturelle (DGM/DDC/RES) et le Centre de Services des Ressources Humaines (CSRH).
liaisonsFonctionnelles
Travail avec les autorités locales et les prestataires de service locaux. Travail en interministériel avec différents opérateurs de l'Etat (IF Paris) et le ministère de la Culture.
conditionsParticulieres
Contraintes liées à des fonctions à l'étranger. L’exercice au sein d’une représentation diplomatique ou consulaire ou au sein d’un Institut français peut impliquer pour l’agent une disponibilité en dehors des horaires de service habituels en fonction des pics d’activités (astreintes, évènements officiels, missions sur le terrain).
dureeAffectation
Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique
