Oficial Administrativo – Finanzas y Contabilidad
Buscamos un/a Oficial Administrativo/a para incorporarse en nuestra inmobiliaria Olé Immobilier y gestionar el área financiera y contable de la empresa. Será responsable del control económico diario, registro y seguimiento de facturas, gestión de tesorería y conciliaciones bancarias, utilizando herramientas como Holded o software similar.
Funciones principales:
✅ Gestión Financiera y Contable
- Supervisar la contabilidad general y analítica de la empresa. Garantizar la exactitud de los registros contables, facturación, cobros y pagos (Holded).
- Controlar los cierres mensuales, trimestrales y anuales (balance, pérdidas y ganancias, cashflow).
- Asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y legales(IVA, IRPF, IS, Seguridad Social, impuestos locales, etc.).
- Recopilar mensualmente todas las facturas y tickets(ventas/compra/gastos) del 01 al 30/31, normalizando formato, nombre de archivo y canal (Holded/Drive) y reclamar faltantes con trazabilidad (correo individual + último aviso).
- Ejecutar la conciliación bancaria en Santander, Sabadell y Revolut y garantizar la trazabilidad de cada apunte con su documento soporte.
- ✅ Pilotaje y Optimización Financiera
- Elaborar informes financieros claros y regulares para la dirección (análisis comparativo, previsiones, desviaciones).
- Definir y seguir los indicadores financieros clave (KPI): rentabilidad, márgenes, costes operativos, productividad, etc.
- Establecer herramientas de control presupuestario y de previsión de tesorería.
- Analizar los gastos de la empresa y proponer medidas de ahorro y mejora.
- Asegurar una política de precios y costes coherente con la estrategia global de Olé Immobilier.
- Optimizar la gestión de la liquidez y los flujos de caja.
- ✅ Relación con la Dirección y Otros Departamentos
- Mantener una comunicación fluida con la dirección y los distintos departamentos (comercial, jurídico, postventa, digital…).
- Coordinar con los departamentos la correcta facturación de los servicios.
- Coordinar con la gestoría: plazos, documentación soporte, envíos de información y verificación de presentaciones.
- ✅ Gestión de Facturación, Cobros y Pagos
- Controlar y validar todas las facturas emitidas y recibidas.
- Asegurar el seguimiento riguroso de los pagos a proveedores y cobros de clientes.
- Supervisar los plazos de pago y aplicar políticas de recordatorio o recuperación de impagos.
- Gestionar los anticipos, comisiones y liquidaciones de los colaboradores y cazadores inmobiliarios.
- Garantizar la trazabilidad y justificación de cada movimiento financiero.
- ✅ Apoyo al Crecimiento y a la Estrategia
- Analizar la evolución del volumen de negocio y del beneficio neto, proponiendo ajustes si es necesario.
- Participar activamente en la definición de los objetivos económicos anuales.
- Asegurar la sostenibilidad económica del modelo de negocio a medio y largo plazo.
- Evaluar los resultados de las acciones comerciales y medir su impacto financiero.
- ✅ Optimización de Procesos Internos
- Mejorar los procesos financieros y administrativos para ganar eficiencia y fiabilidad.
- Revisar y actualizar los procedimientos de control interno.
- Participar en la digitalización y automatización de la gestión financiera (CRM, herramientas de reporting…).
- Detectar errores o incoherencias y proponer soluciones inmediatas.
- Asegurar la coherencia entre la contabilidad, los informes y las realidades operativas.
- Notion: mantener actualizadas las páginas de proceso.
- ✅ Reporting, Análisis y Toma de Decisiones
- Preparar informes mensuales para la dirección con un análisis claro de resultados y recomendaciones.
- Comparar los resultados reales con los objetivos y justificar las variaciones.
- Proponer acciones correctivas para mejorar la rentabilidad y optimizar los recursos.
- Desarrollar una cultura de análisis financiero dentro del equipo.
- Cadencia: Dashboard mensual + seguimiento semanal de tareas críticas (facturas, conciliaciones, impuestos, nóminas).
- ✅ Gestión de Nóminas y Comisiones
- Calcular las comisiones mensuales(HubSpot) de empleados y colaboradores según objetivos y porcentajes establecidos (incl. reglas especiales: p. ej. 2,5% manager, comerciales 15%y 0,5%, devoluciones por área y fecha).
- Verificar y validar que todos los conceptos incluidos en las nóminas y comisiones estén correctamente aplicados (salario base, incentivos, retenciones, cotizaciones, ajustes puntuales, etc.).
- Preparar y enviar al departamento laboral externo toda la información necesaria para la elaboración de nóminas y cotizaciones sociales.
- Generar y revisar el fichero SEPA(o el fichero correspondiente del banco) para asegurar el pago correcto y puntual de las nóminas y ejecutar la remesa bancaria en fecha.
- Garantizar la coherencia entre las cifras contables (Holded), los informes de comisiones (HubSpot) y los pagos bancarios(Santander/Sabadell/Revolut).
- Mantener una trazabilidad completa y segura de todos los movimientos relacionados con las remuneraciones y resolver discrepancias con Dirección.
- ✅ Gobierno Fiscal y Tesorería
- Tener calendario fiscal oficial claro(compartido con Dirección):
- Modelo 303 (IVA), 111 y 115 (IRPF), 349 (Intracomunitarias): plazos trimestrales.
- Modelo 200 (IS): anual (con previsiones y provisiones) y 202
- (pagos fraccionados) cuando aplique.
- Tener controlado los bancos por impuesto.
- Preparar orden de transferencias(1 por concepto), con corte de tesoreríay validación de Dirección.
- Confirmar domiciliaciones activasy supervisar cargos.
- Stripe: ajustar bases imponibles sin IVA cuando corresponda y coordinar emisión de facturas automáticas.
- ✅ Control de rentabilidad
- Definición de objetivos de rentabilidad: establecer, junto con la dirección, indicadores de rendimiento financiero claros para cada departamento y para la empresa en su conjunto.
- Seguimiento mensual: analizar regularmente los resultados de ventas y la rentabilidad real de la empresa y de cada empleados en comparación con los objetivos, alertar en caso de desviaciones significativas y proponer acciones correctivas.
- Análisis de costes y resultados: controlar los gastos mensuales (salarios, proveedores, herramientas, etc.) y asegurar la coherencia entre los costes y los resultados obtenidos.
- Alerta proactiva: informar de inmediato sobre cualquier desviación preocupante: caída de facturación de la empresa o de un empleado, rentabilidad insuficiente de un servicio o de un empleado, aumento anómalo de ciertos gastos, etc.
- Benchmarking y análisis de la competencia: observar las prácticas financieras de actores comparables para proponer mejoras internas y afinar nuestros objetivos de rendimiento.
- Condiciones
- Tipo de contrato: Indefinido
- Jornada: De lunes a viernes
- Modalidad: Presencial / Teletrabajo 1 día
- Incorporación: A convenir
Tipo de puesto: Jornada completa, Contrato indefinido
Sueldo: 22.000,00€ al año
Beneficios:
- Flexibilidad horaria
- Ordenador de empresa
- Teléfono de empresa
- Teletrabajo opcional
Experiencia:
- Gestoría fiscal y contable : 1 año (Obligatorio)
Ubicación del trabajo: Empleo presencial
