Somos una empresa joven, con un largo recorrido previo y en fase de crecimiento.
Establecer y mantener la estructura de archivo del proyecto según el procedimiento de control de documentos, garantizando la trazabilidad de los documentos.
Crear la estructura de carpetas en el EDMS y mantener una copia de todos los documentos del proyecto por carpetas garantizando la trazabilidad (según las directrices/procedimientos de la empresa) y distribuirlos al equipo según la matriz de distribución/distribución marcada por la dirección del proyecto.
Supervisar la nomenclatura, numeración, archivo y formato de todos los documentos para garantizar su exactitud e integridad.
Asegurar que los miembros del proyecto tienen los accesos y privilegios necesarios para el desarrollo de sus funciones en el mismo.
Gestión de altas, bajas e incidencias.
Realizar comprobaciones de calidad de la plataforma. Asegurarse que la plataforma empleada opera y se encuentra en su óptimo funcionamiento, así como que dispone de las estructuras y organización aprobada, así como los accesos y competencias requeridas por cada empresa y/o usuario.
Proporcionar formación y apoyo a los miembros del equipo del proyecto sobre los procedimientos de control documental.
Implantar y realizar el seguimiento de los procesos de revisión de la documentación tanto a nivel de proyecto como a nivel general.
Recibir los envíos, incluyendo fichas y materiales, planos de taller, documentos de precalificación, resto de documentación de subcontratistas o cualquier otro interviniente del proyecto. Archivar y distribuir según la matriz de distribución para su aprobación y/o comentarios si procede, así como el seguimiento de las fechas límites de respuesta.
Transmitir los envíos de aprobación o comentarios al subcontratista, según las indicaciones de la dirección de proyecto.
Mantener los registros de todos los envíos que entran y salen del proyecto, incluida la correspondencia entrante y saliente y otros documentos necesarios. Así como el seguimiento de las fechas límites de respuesta.
Proporcionar el estado de los envíos, correspondencia u otros documentos según los requisitos de la dirección de proyecto
Cargar, actualizar y enviar documentos utilizando ACC.
Preparación de formatos y otros documentos requeridos para el correcto funcionamiento del sistema.
Coordinar los objetivos particulares de Quark con los objetivos globales del departamento de control documental de Sener.
