En H&A buscamos incorporar un perfil administrativo para nuestra delegación de Barcelona, integrándose en el área de Invenciones y Diseños Industriales.
Funciones:
- Gestionar la presentación y tramitación de documentación relacionada con subvenciones, así como el seguimiento de incidencias y comunicaciones asociadas.
- Realizar el control y seguimiento de plazos oficiales y vencimientos administrativos.
- Coordinar la comunicación con clientes, equipo comercial y distintos departamentos internos para garantizar la correcta gestión de los expedientes.
- Mantener actualizadas las bases de datos y fichas de clientes.
- Registrar y gestionar las instrucciones recibidas de los clientes, confirmando su recepción y los plazos correspondientes en coordinación con el equipo comercial.
- Gestionar la documentación administrativa derivada de los expedientes: correspondencia, archivo, envío de documentación, facturación y seguimiento.
- Controlar el registro, archivo y organización documental de los expedientes.
- Elaborar y remitir comunicaciones relativas a vencimientos, plazos y actuaciones pendientes.
- Preparar presupuestos relacionados con pagos oficiales y anualidades, verificando las condiciones particulares de cada cliente.
- Revisar la documentación necesaria para la realización de trámites nacionales e internacionales, garantizando su correcta presentación en tiempo y forma.
- Dar soporte administrativo al equipo comercial y colaborar con las distintas delegaciones nacionales cuando sea necesario.
- Revisar la documentación enviada a clientes para asegurar la exactitud de datos e importes.
- Gestionar consultas administrativas, aclaraciones de facturación y recordatorios de vencimientos.
Requisitos:
- Experiencia previa en gestión administrativa y manejo de bases de datos.
- Nivel medio de inglés (mínimo B2), tanto oral como escrito.
- Dominio de Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, SharePoint, etc.).
- Formación mínima de Bachillerato, Formación Profesional o titulación superior.
- Persona organizada, metódica, con orientación al cliente, capacidad de planificación y autonomía en la gestión de tareas.
- Se valorará experiencia previa en el sector de la Propiedad Industrial.
Se ofrece:
- Incorporación inmediata a una firma líder en su sector, con gran presencia internacional.
- Contrato indefinido.
- Jornada de 40 horas semanales de lunes a jueves de 8:30 a 14:00 h. y viernes de 8:00 a 15:00 h. En verano (14 de junio al 15 de septiembre), de lunes a jueves de 8:00 a 15:00 h. y viernes de 8:00 a 14:15 h.
- Flexibilidad horaria de entrada y salida.
- Modalidad híbrida de trabajo en semanas alternas (50% presencial y 50% teletrabajo)
- Posibilidad de retribución flexible para comidas, abono transporte, seguro médico, guarderías, etc.
Beneficios:
Preguntas para la solicitud:
- ¿Cuál es tu expectativa salarial?
Experiencia:
- tareas administrativas: 2 años (Deseable)
Idioma:
- inglés (nivel alto) (Deseable)
Ubicación del trabajo: Teletrabajo híbrido en 08028 Barcelona, Barcelona provincia
