Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportandodirectamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporteadministrativo adecuado al equipo de gerencia al completo.
Tendrá como principales funciones:
- Recepción y codificación de lasfacturas relativas al Office Management área
- Seguimiento presupuestario de todaslas partidas relativas al office.
- Apoyo en la renegociación de loscontratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina. (Telefono,fotocopiadora…etc.)
- Responsable del seguimientopresupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.
- Responsable de la elaboración delinforme de afluencias semanales / mensuales según se establezca.
- Contacto y relación con la empresa demantenimiento del sistema de conteo.
- Responsable de recopilar lainformación relativa al informe de guardia, coordinación del equipo de todo elequipo y revisión.
- Respuesta inmediata al cliente y conun máximo de 24 horas a cliente interno y externo.
- Organización de citas.
- Organización y reservas de viajes.
- Organización de reuniones, asistir ytomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados.
- Correcta aplicación de la LOPD,búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoria y futurasactualizaciones.
- Control de guardias y vacaciones detodo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda estainformación.
- Comunicaciones generales al equipo.
Tareas administrativas:
- Supervisión de tareas administrativaspor parte de recepción.
- Control y responsabilidad de la Pettycash.
- Trámites necesarios para la obtenciónde documentos de la Comunidad de propietarios.
- Coordinación de peticiones deteléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo,reclamación y revisión de facturas de CBRE central.
- Tener las salas en perfecto ordenpara presentaciones de monthly meeting o propiedad.
- Catering de la oficina y coordinaciónde eventos.
- Supervisión de la impresión de losMonthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias yagenda.
- Labor de apoyo al departamento demarketing en RSC: Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitanespacios comunes. Responsabilidad Espacio solidario en el mall.
- Apoyo en tareas administrativas demarketing.
Horario:
Según se establezca en elprocedimiento del departamento de Asset Services o se acuerde con el cliente encuestión. Flexibilidad horaria previamente consensuada con el manager.
Requisitos mínimos:
Capacidad de gestión y organización.Proactividad.
Compromiso con los proyectos en losque se involucre.
Involucración con la compañía.
Nivel de inglés: Alto
Standard incluidos en la descripcióndel puesto:
Puntualidad
Dar un servicio cortés y profesionalsiempre.
Mantener buenas relaciones con losinquilinos del Centro Comercial, así como con los proveedores de servicios.
Entender y respetar las políticas yprocedimientos de CBRE.
Estudios mínimos:
Formación Profesional / Administrativa
«CBRE está comprometido con laigualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en elmarco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evitecualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar laigualdad pretendida».
«CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación,por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones,se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referenciao decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida».
